Nekega dne sem z nekom govorila o e-pošti in jih poslušala, kako se pritožujejo nad tem, kako stvari preprosto niso mogli nadzorovati. Nato sem poslal e-poštno sporočilo mojemu prijatelju oblikovalcu o nečem pomembnem in on se ni nikoli odzval. Izkaže se, da je njegova mapa »Prejeto« globoko 4000 e-poštnih sporočil, zato jo je zamudil ...
Včasih sem bil tisti fant, toda po preizkusu milijona različnih sistemov sem ugotovil, da mi nobena tehnika ne deluje. Potreboval sem nekaj, kar bi se prilegalo mojemu delovnemu toku, a vseeno imelo smisel. Zdaj vam to morda ne bo uspelo, vendar poskusite in morda boste z e-pošto malo bolje upravljali svojo e-pošto.
1. Prejeto <20: Zelo sem si želel sodelovati v sistemu Inbox Zero, vendar to ni bilo vedno izvedljivo. Pogosto se mi zdi, da v mapi »Prejeto« shranjujem samo eno ali dve e-poštni pošti, nikoli pa ne, da bi se to zgodilo in se pozneje počutim krivo.
Namesto da bi se držal "nič" dela pravila, sem se odločil, da bo preprosto in poskrbel, da bo moja mapa prejetih vedno imela manj kot 20 e-poštnih sporočil. S tem se ne počutim krivega, ker sem tam preveč ali pa ne dobim ničesar Inboxa. Vsa e-poštna sporočila, ki so ostala v mapi »Prejeto«, so običajno tam, ker jih je treba takoj ukrepati, vendar ne nujno takoj.
2. Pravilo 20 minut: Želim si, da bi našel, kje sem to prebral, ker bi ga rad navajal tukaj. Ampak predpostavka je bila, da besedilno sporočilo odgovorite v dveh minutah, e-poštna sporočila v 20 minutah, glasovna sporočila v dveh urah ali kaj podobnega. Ne glede na dejanske številke sem sprejel 20-minutno pravilo za odgovor na e-pošto, kadar koli je to mogoče.
Če se hitro vrnem med ljudi, se moja mapa »Prejeto« zadržuje, ljudje se ne jezijo, ker se nisem odzval in sem v tem procesu organiziran.
3. Dejanje, arhiv ali smeti: Vsak e-poštni naslov ima zame eno od treh dejanj. Če moram ukrepati, kaj je tam, potem odgovorim in vzamem izvirno e-poštno sporočilo in ga vpišem v mapo Arhiv. Če potrebujem e-poštno sporočilo, vendar ne potrebuje odgovora (na primer prejem ali kaj podobnega), ga znova vstavim v mapo Arhiv. In končno, če gre za neželeno pošto ali smeti, jo trajno smetnem, tako da ne bo zbral prostora na trdem disku. Ugotavljam, da mi ta sistem dobro uspeva, ker vedno vem, kje nekaj naj poiščem, hkrati pa se znebim nereda.
4. Obravnavajte e-pošto v serijah: Preden sem sploh vstala iz postelje, je v moji mapi prejetih 30 e-poštnih sporočil, ki zahtevajo nekaj pozornosti. Tudi po obrezovanju maščobe in brisanju neželene pošte še vedno obstaja velika količina e-pošte, ki je lahko težavna. Kako to storim?
Ker dobim toliko e-poštnih sporočil, jih lahko ponavadi obdelujem v paketih tudi v 20-minutnem pravilu. To pomeni, da ne izgubljam časa, da nenehno preverjam mapo »Prejeto« in zaustavljam svoj drug delovni potek v postopku.