Ko se leto bliža koncu, se ljudje povsod trudijo, da bi našli resnično videz normalnosti v resnično turbulentnem obdobju. Toda mnogi imajo še vedno odgovornosti, zaradi katerih morajo biti na neki ravni funkcionalni in produktivni, in občutek, da vas fokus usmerja v vse možne smeri, lahko naredi številko na vašem produktivnost. Vem, da nisem sam, ko rečem, da je moj poudarek zadel.
Kot nekdo, ki je celo življenje delal od doma, sem razvil veliko navad, da sem motiviran in sem na vrhu, vendar navade, ki so včasih delovale zame, niso več na voljo. Včasih sem lahko zahajal v soseski pilates center na trening, da bi zvišal raven serotonina, ali v kavarni ali knjižnici, kar mi je dalo občutek skupnosti v tišini. Ker večino svojega dela opravim z dvema najboljšima prijateljema (Gmail in Google Drive), sem moral najti način za obvladovanje svoje delovne obremenitve, tudi če se mi zdi, da je na zadnjih nogah.
Sem eden tistih, ki na koncu vsakega dne verjamejo v »nabiralnik nič«, in moj prejšnji način vodenja v časopisu Before Times je bil, ko so prihajali, odgovarjati na e-pošto. Toda zdaj, ko se mi zdi, da vse prihaja z dvakratno normalno hitrostjo, se mi zdi, da me prešine množica komunikacije, ki me prihaja iz vseh zornih kotov.
Da bi svojemu življenju dodal neko organizacijo, sem pripravil sistem za razvrščanje, ki bi mi pomagal določiti prednostno tisto, kar zahteva večino moje pasovne širine, hkrati pa ugoditi mojim vizualnim potrebam.
Sistem, ki sem ga razvil, je trik, ki sem se ga naučil na tečaju oblikovanja na fakulteti. Učili smo se o tem teorija barv, in koliko ljudi ima naravne povezave z barvami. Na primer, ko vidimo rdeče tone, običajno povežemo zelo agresivne (in pogosto negativne!) Stvari, kot je učiteljev rdeči peresnik ali signal Slacka, da ne moti.
Podzavestni namigi iz barvnih odtenkov močno vplivajo na to, kako obdelujemo informacije. (Zato boste med barvanjem sten spalnice morda želeli izbrati barvo, ki pomirja vaš um se lahko sprosti.) Ko odprem mapo »Prejeto« in me zasujejo e-poštna sporočila, je moja naravna naklonjenost zapreti prenosni računalnik. Privzeta tehnična zasnova je bela, siva in primarne barve: to so barve, ki jih pogosto povezujemo s korporacijami (glej: celotna paleta logotipov Googla) in kot nekdo, ki je bolj vizualno prizadet, sem hotel svoj dizajn narediti bolj topel in osebno.
Postopek je preprost, a učinkovit: Vsakič, ko odprem e-poštno sporočilo, najprej pogledam vsa neprebrana e-poštna sporočila, ki so se pojavila na moji poti, ko sem bil zadnjič v mapi »Prejeto«. Vzamem si pet do deset minut, da preberem vsiljeno pošto, nato pa hitro ocenim preostanek pošte: odločim se, pod katero oznako spada in kako hitro moram odgovoriti.
Za začetek sem svoje založbe razdelil v štiri kategorije, ki jih vse določa čas: »Odgovori v eni uri«, »Odgovori EOD«, »Odgovori EOW« in »Odgovori kdaj Mogoče. " Vse moje časovne oznake so oranžne, ker je dovolj blizu nujnosti rdeče, vendar brez instinktivnega alarma, ki se v naši neonski rdeči sproži podzavest. Nujno, vendar ne stresno.
Ugotovil sem, da sem se z razbremenitvijo pritiska, da sem nenehno na voljo, dejansko lahko bolj osredotočil. Strokovnjaki so preučevali pozitivne učinke nastavitev "delovnega časa" za e-pošto in dokazano izboljšuje učinkovitost, kar sem izkusil na lastni koži. Kolikor se šalim, da so e-poštna sporočila stresna, ker če jih pošljete, boste nenadoma dobili še tri, je zelo zastrašujoče in stresno, ko poskušate spremljati več pogovorov, ki imajo različno stopnjo nujnosti. Z ustvarjanjem časovnega sistema označevanja se lahko osredotočim na tisto, kar potrebuje prednost in kaj si lahko ogledam kasneje v dnevu ali tednu.
Začel sem dodajati več oznak glede na kategorijo e-pošte. To se naredi tako, da na hitro vem, katero izmed svojih nalog bi v danem trenutku morda najbolj zanemarjal. Tu so barvne nalepke, ki sem jih prečkal glede na svoje potrebe:
Glede na teorijo barv je rumena prva barva, ki jo opazite. Ker svoj e-poštni naslov uporabljam predvsem za službene zadeve, sem želel enostavno in takojšnjo zastavico za vso delovno korespondenco.
Izogibam se uporabi dveh barv: rdeče in vijolične, ker v zenici ponavadi napišejo senzorje stresa. Nekatere barve imajo bolj agresivne povezave, bodisi samo z nasičenostjo bodisi z združitvijo (zahvaljujoč oglaševanju), in strokovnjaki so preučevali, katerim barvam se je treba izogibati če se poskušate razbremeniti. Tako kot večina ljudi svojih spalnic ne bi pobarvala v živo rdečo, verjetno ne boste želeli gledati zaslona, ki je posejan z rdečimi nalepkami.
Odkar sem svojo mapo »Prejeto« označil z barvnimi kodami, sem opazil bistveno spremembo tudi samo v pričakovanju odpiranja e-pošte. Vizualno vidim, kaj potrebuje mojo pozornost in kdaj, sistem pa mi priskrbi načrt za obravnavo mojega seznama opravil.
Ta sistem uporabljam že nekaj mesecev in čeprav se še vedno znajdem nad svetom Na splošno lahko bolj učinkovito ocenim, kaj potrebuje prednostno razvrščanje, v zameno pa bom med način. Vsekakor se počutim manj pritiskanega, da naredim vse naenkrat in na en sam pogled vem, kaj potrebuje mojo pozornost. In ko se pandemija konča, nameravam nadaljevati s tem sistemom samo zato, ker mi življenje naredi malo manj stresno, naenkrat.