Obstaja citat Billa Gatesa, ki ga ves čas recitiram: "Izberem lenobo, ki bo težko delala; kajti leni bo našel enostaven način. "Všeč mi je, ker ujame občutek, za katerega se mi vedno zdi, da je resničen: Obstaja način, kako spremeniti vice v vrlino. Leni ljudje so najboljši pri iskanju preprostih načinov za početje. Zmedeni ljudje imajo najboljše nasvete za čiščenje. Osebe, ki so pri upravljanju svojih prejetih sporočil samozavestne, imajo najboljše nasvete za komunikacijo po e-pošti.
Tukaj sem zaokrožil nekaj trdnih nasvetov e-poštnih sporočil z željami, da to dokažete. In ja, imena so bila spremenjena, da se zaščitijo prejeta sporočila.
"Če tega nujno ne pošiljate, ne pošljite e-pošte več kot eni osebi. Manj verjetno bom na to odgovoril, ker čakam (in upam), da vidim, ali to stori druga oseba. "
"Začel sem ljudem v svojih e-poštnih sporočilih pripovedovati, če me ne pošljete do [razumnega datuma], prosim, da me tisto jutro zrežite s temo z velikimi kapicami. Ko vedo, da sem resna, mislim, da dovoljenje za hujšanje pomaga, da se stvari premikajo naprej, tudi ko eden od nas spusti žogo. "
»Uporaba akcijskih navodil v glavi mi prihrani ves čas. V bistvu vnesite svoj e-poštni naslov s prejemnikom in naslovom, nato mi povejte, kaj potrebujete. Nekaj takega kot "Zahtevana akcija: Številke prihodnjih let" ali "ZA PREGLED: Uporaba računa XYZ" ali "POTREBNA ODGOVOR: jutrišnje srečanje, preglednica V prilogi. "Če vidim katero od teh krepkih navodil za ukrepanje, mu ponavadi postavim prednost in če sem pošiljatelj, imam boljši odziv oceniti."
"Ko se ukvarjam z ljudmi, ki sesajo e-pošto, jim pošiljam oštevilčene sezname vprašanj, na katera moram odgovoriti."
»Samodejni odziv je rešilni reševalec! Sem šov za ženske in odkrito povedano, ni vse, kar pride prek moje mape »Prejeto«, glavna prednostna naloga. »Ta zaposlena ženska ima svoj poslovni račun samodejno odgovori na vsako e-pošto, z sporočilo, ki kliče stranke z nujnimi prošnjami, da pošljejo besedilo ali pokliče, in pričakuje, da bodo odgovorili: "Če v 48 urah niste prejeli odgovora, sledite gor. "
"Etikete so obvezne! Z lahkoto razvrstim vse tako. Nastavim filtre, da samodejno arhiviram (preskočim mapo »Prejeto«) na stvari, za katere ni potreben takojšen odziv, da bo moja mapa »Prejeto« upravljala. "
"Če vam bo v e-poštnem sporočilu potrebnih več kot dva stavka, je verjetno bolje, da se pogovorite po telefonu ali osebno. V temo postavite čim več podrobnosti. E-poštna sporočila morajo biti bolj kot besedila kot kartice vaših babic. "
"Ne nadaljujte z odgovarjanjem na isto e-poštno nit v nedogled, če se tema spremeni. Običajno je najbolje, da bodisi spremenite temo e-pošte ali še bolje, da začnete novo e-pošto. Ko prejmete 100+ e-poštnih sporočil na dan, morate biti dobri pri določanju prednostnih odgovorov, tako da če ne vem, za kaj gre v e-poštnem sporočilu ali če mislim, da gre za staro temo, je manj verjetno, da jo bom takoj odprl. In še posebej je koristno, če se morate vrniti nazaj in iskati stare e-poštne sporočil, če se zadevna vrstica ujema s telesom e-pošte. "
Zdi se nasprotno intuitivno, vendar je veliko ljudi, ki smo jih vprašali, po elektronski pošti poslabšalo njihov pametni telefon. "To je pravilo, ki si ga zelo težko prizadevam uveljaviti. Ne preverjajte svoje e-pošte, razen če ste na voljo za odgovarjanje na e-pošto. Na koncu pozabim odgovoriti na nekaj e-poštnih sporočil ali odložim svoj odgovor, ker sem ga prebral in nato pozabil, da nikoli nisem odgovoril. Zelo težko poskušam preveriti, ali imam v tem trenutku čas in mentalno energijo, da se odzovem. "
"V svojem dnevnem koledarju imam" e-poštno sporočilo "in se poskušam izogniti temu času do takrat, ko končam 30 minut."
"Sesam po e-pošti, a tako kot pred petimi leti je tudi Gmail čarobno začel vse pošiljati neposredno v koš. Nisem mogel ugotoviti, kako bi jo preusmeril, in po nekaj polovičnih poskusih tedna sem ugotovil, da mi je všeč. Zdaj stvari prestavim iz smetnjaka v mapo »Prejeto«, če jo želim shraniti; vse ostalo se vsak mesec magično izbriše ali kaj podobnega. "
