Medtem ko ste zaposleni pri poskusu krmarjenja po novi preoblikovani Gmail prejetih sporočilih, nam omogočite priročen predlog, ki bi lahko desetkrat izboljšal vašo profesionalno komunikacijsko učinkovitost. Pozabite poskušati biti v koraku z ducatom pekovskih e-poštnih nalepk za mešanje in ujemanje. Vsako sporočilo, ki ga prejmete, lahko učinkovito shranite v tri akcije. Tukaj so.
Očitno je "Trash" smeti, "Spam" pa je neželena pošta. Kaj pa ostalih 8000 sporočil, ki jih očitno dobivate vsak dan? Nekam morajo iti, kajne?
"Kasneje"
Kaj ste dali vanj: E-poštna sporočila, ki zahtevajo, da dokončate nalogo, ki je v tem trenutku ne morete storiti. Hitro 2-minutne odgovore na sporočila je treba opraviti čim prej, vendar e-poštna sporočila z dolgimi odzivi oz sporočila, v katerih vas pozivajo, da dokončate dejanje, lahko visijo v tej mapi, dokler ne boste mogli nadaljevati pozneje.
Kaj naredite z njim: Ne pozabite, kasneje pomeni pozneje; celoten sistem ne uspe, če ne spremljate te mape. Kadar koli imate na voljo 20 minut čez dan, se prijavite z oznako »Pozneje« in spremljajte ukrepe in odgovore, ki ste jih odložili.
»Drži«
Kaj ste dali vanj: Sporočila in teme z ozkim oknom uporabnosti. Tukaj se lahko vržejo niti sodelavcev na tekočih projektih, prav tako tudi e-poštna sporočila s potrditvenimi številkami ali sledilnimi kodami.
Kaj naredite z njim: Tu skrivate niti, ker boste vsaj nekaj časa potrebovali enostaven dostop do njih, tako da lahko tukaj vstopite in poiščete potrebne informacije. Ampak to morate redno čistiti - morda enkrat na teden ali tako? - da bo vse sveže in neredko. Sporočila se premaknejo iz mape »Zadrži« v bodisi »koš« ali naslednjo možnost ...
»Arhiv«
Kaj ste dali vanj: To je vaša dolgoročna knjižnica e-pošte. Če e-poštno sporočilo vsebuje nekaj, kar ste vi vem boste potrebovali pozneje po vrstici - kot so podatki o prijavi na vaš spletni forum ali končne datoteke iz že končanega projekta - tu jih vstavite za kasnejšo uporabo.
Kaj naredite z njim: Pustite pri miru... dokler nečesa ne potrebujete. Nato uporabite funkcijo iskanja e-poštnega odjemalca, da iz arhivskega arhiva potegnete sporočila in takoj dobite potrebne informacije.